Auf die Frage nach der Aufbewahrungsfrist gibt es keine einzelne Zahl.

Warum gibt es auf diese Frage keine einzelne Zahl?

Weil in einem abgeschlossenen Mandat drei verschiedene Uhren laufen. Die Rechnung gehört dem Steuerrecht. Die Gesprächsnotizen gehören dem Datenschutzrecht. Und was Sie berufsrechtlich schulden, hängt daran, ob Sie einer Kammer angehören.

Wer die drei in eine Zahl presst, bekommt eine Zahl, die an zwei Stellen nicht stimmt. Deshalb werden sie hier auseinandergezogen.

Was verlangt das Datenschutzrecht?

Dass Sie selbst festlegen, wie lange. Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass personenbezogene Daten in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist.

Dort steht keine Frist. Dort steht ein Maßstab. Die Frist setzen Sie, und nach Artikel 5 Absatz 2 DSGVO müssen Sie die Einhaltung der Grundsätze nachweisen können.

Dazu kommt Artikel 17 Absatz 1 Buchstabe a. Danach sind Daten unverzüglich zu löschen, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Ein Mandat, das vor sieben Jahren beendet wurde, ist für die Beratung nicht mehr notwendig.

Was bindet das Steuerrecht?

Die Papiere, die mit dem Geld zu tun haben. § 147 Absatz 3 Satz 1 der Abgabenordnung nennt drei Fristen nebeneinander.

• Zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen.
• Acht Jahre für Buchungsbelege. Ihre Ausgangsrechnungen fallen darunter.
• Sechs Jahre für die sonstigen dort aufgeführten Unterlagen, darunter empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe.

Für Rechnungen sagt § 14b Absatz 1 Satz 1 des Umsatzsteuergesetzes dasselbe. Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung sowie alle empfangenen Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Wer Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs ist, findet die gleiche Staffel noch einmal in § 257 Absatz 4 HGB.

Wann diese Uhren anfangen, steht in § 147 Absatz 4 AO. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März liegt damit bis zum Ende des achten Folgejahres.

Eine Einschränkung gehört dazu. Nach § 147 Absatz 3 Satz 5 AO läuft die Frist nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Bei einer laufenden Prüfung wird also nichts vernichtet.

Warum ist die Rechnung nicht die Akte?

Weil auf der Rechnung ein Betrag steht und in der Akte ein Leben. Die steuerlichen Vorschriften verlangen die Aufbewahrung von Belegen. Sie verlangen nirgends, dass Sie die Gesprächsnotizen aus dem dritten Termin acht Jahre lang behalten.

Das ist der praktische Kern dieses Beitrags. Zwei Töpfe, zwei Uhren. Die kaufmännischen Papiere bleiben nach dem Steuerrecht liegen. Der Inhalt der Beratung wird nach Ihrer eigenen, aufgeschriebenen Regel gelöscht.

Wer beides in einem Ordner führt, muss am Ende alles so lange behalten wie das Längste darin. Genau deshalb werden die beiden getrennt abgelegt.

Was ist mit Ansprüchen aus dem Mandat?

Dafür gibt es einen zweiten Grund, Unterlagen zu behalten. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuchs drei Jahre. Nach § 199 Absatz 1 BGB beginnt sie mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den Umständen Kenntnis erlangt hat.

Für die Abwehr eines Vorwurfs brauchen Sie nicht die ganze Akte. Sie brauchen den Vertrag, den Leistungsnachweis und die Einwilligung. Diese drei Papiere können länger liegen bleiben als die Gesprächsnotizen, wenn Sie das begründen können.

Und das Berufsrecht?

Diese Frage bleibt hier offen, und das mit Absicht. Berufsordnungen binden Kammermitglieder. Ein approbierter Psychotherapeut ist Mitglied einer Psychotherapeutenkammer und findet dort Vorgaben zur Dokumentation.

Ein Diplom-Psychologe, der verkehrspsychologisch berät und nicht approbiert ist, gehört in der Regel keiner solchen Kammer an. Für ihn gilt eine Berufsordnung nicht, nur weil sie fachlich naheliegt. Wer wissen will, was für ihn gilt, fragt bei der für ihn zuständigen Kammer nach und schreibt die Antwort auf.

Dieser Beitrag erfindet dafür keine Frist. Eine erfundene Frist wäre genau die Sorte Auskunft, die nach fünf Jahren teuer wird.

Wie sieht die Regel aus, die Sie aufschreiben?

Wie eine kurze Tabelle. Links die Art der Unterlage, rechts die Dauer, daneben der Grund. Mehr braucht es nicht, und weniger trägt nicht.

• Rechnungen und Buchungsbelege. Acht Jahre. § 147 Absatz 3 AO.
• Vertrag, Einwilligung, Leistungsnachweis. Bis zum Ende der Verjährungsfrist. § 195 BGB.
• Gesprächsnotizen und Befunde. Ihre eigene Frist. Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO.

Diese Tabelle gehört in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Dort ist sie ohnehin verlangt, und dort findet sie beim nächsten Mal auch jemand wieder. Welche Datenarten überhaupt zusammenkommen, steht unter In einer MPU-Akte treffen drei Regelwerke aufeinander.

Was passiert, wenn ein Mandant vorher fragt?

Dann brauchen Sie die Tabelle sofort. Nach Artikel 15 Absatz 1 Buchstabe d DSGVO gehört zur Auskunft die geplante Speicherdauer oder, wenn die sich nicht angeben lässt, die Kriterien für ihre Festlegung.

Wer die Regel vorher aufgeschrieben hat, beantwortet das in einem Satz. Wer sie nicht hat, fängt unter Zeitdruck damit an. Wie ein solches Verlangen im Übrigen abgearbeitet wird, steht unter Wenn ein Mandant seine Akte sehen will.